In het kort
- Op je factuur staan onder meer je btw-id, KVK-nummer, een opeenvolgend factuurnummer, leverdatum, omschrijving en btw-bedrag.
- Verstuur je factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering.
- Bij de KOR of btw verlegd zet je geen btw op de factuur, maar wel een verplichte vermelding.
- Bewaar facturen 7 jaar; zonder afspraak geldt tussen bedrijven een betalingstermijn van 30 dagen.
Op zoek naar een voorbeeld factuur voor zzp’ers? Een goede factuur zorgt ervoor dat je sneller betaald krijgt en dat je administratie klopt voor de Belastingdienst. Ontbreken er verplichte gegevens, dan kan je klant de btw niet aftrekken en vraagt hij je om een nieuwe factuur. Dat kost jou tijd en geld.
In dit artikel lees je wat er op een factuur moet staan, zie je een uitgewerkt factuurvoorbeeld en krijg je een stappenplan om zelf een factuur op te stellen. Ook bijzondere situaties komen aan bod, zoals de kleineondernemersregeling, btw verlegd en buitenlandse klanten.
Wat moet er op een factuur?
De Belastingdienst stelt eisen aan de gegevens op je factuur. Volgens Ondernemersplein vermeld je in ieder geval:
- je eigen naam of bedrijfsnaam en adres;
- de naam en het adres van je klant;
- je btw-identificatienummer;
- je KVK-nummer;
- de factuurdatum;
- een uniek, opeenvolgend factuurnummer;
- de datum van levering of de periode waarin je de dienst hebt verricht;
- een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten en de hoeveelheid of omvang ervan;
- het bedrag exclusief btw, uitgesplitst per btw-tarief;
- het btw-tarief en het btw-bedrag;
- het totaalbedrag inclusief btw.
Gebruik op je factuur je btw-id en niet je omzetbelastingnummer. Het btw-id begint met NL, gevolgd door cijfers en eindigt op B met twee cijfers. Je omzetbelastingnummer is alleen bedoeld voor contact met de Belastingdienst.
Facturen moeten opeenvolgend genummerd zijn en elk nummer mag maar één keer voorkomen. Je mag zelf een systeem kiezen, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002, zolang het maar logisch doorloopt. De volledige lijst met eisen vind je op Ondernemersplein.
Niet verplicht, wel slim
Naast de wettelijke eisen zijn er gegevens die het je klant makkelijker maken om te betalen:
- je IBAN en de tenaamstelling van je rekening;
- de betalingstermijn, bijvoorbeeld “te betalen binnen 14 dagen na factuurdatum”;
- een referentie of ordernummer van je klant;
- je contactgegevens voor vragen.
Voorbeeld factuur zzp: zo ziet het eruit
Hieronder zie je een factuurvoorbeeld van een fictieve zzp’er die 20 uur aan een project heeft gewerkt tegen een uurtarief van € 75 en daarnaast een vast bedrag rekent voor een training. Alle bedragen zijn exclusief 21% btw.
| Onderdeel | Voorbeeld |
|---|---|
| Van | Jansen Tekst & Advies, Voorbeeldstraat 1, 1234 AB Utrecht |
| KVK-nummer | 12345678 |
| Btw-id | NL000000000B01 |
| Aan | Klant BV, t.a.v. de financiële administratie, Klantweg 10, 5678 CD Amersfoort |
| Factuurnummer | 2026-014 |
| Factuurdatum | 3 november 2026 |
| Leveringsperiode | oktober 2026 |
| Omschrijving 1 | Schrijven websiteteksten, 20 uur × € 75 = € 1.500,00 |
| Omschrijving 2 | Training schrijven voor het web, vast bedrag € 450,00 |
| Subtotaal excl. btw | € 1.950,00 |
| Btw 21% | € 409,50 |
| Totaal incl. btw | € 2.359,50 |
| Betaling | Binnen 14 dagen op NL00 BANK 0123 4567 89 t.n.v. Jansen Tekst & Advies, o.v.v. 2026-014 |
Het KVK-nummer, btw-id en IBAN in dit voorbeeld zijn fictief. Op je eigen factuur vul je natuurlijk je eigen gegevens in.
Tip: zet je factuurnummer ook in het betalingskenmerk. Dan zie je in één oogopslag welke betaling bij welke factuur hoort en gaat het matchen in je administratie een stuk sneller.
Factuur maken als zzp’er: stappenplan
Een factuur opstellen is na een paar keer routine. Volg deze stappen:
- Kies je hulpmiddel. Een tekstverwerker of spreadsheet kan, maar met factuursoftware of een boekhoudprogramma voorkom je fouten in nummering en btw-berekening.
- Maak een vaste opmaak. Zet je bedrijfsgegevens, KVK-nummer, btw-id en IBAN in een sjabloon, zodat je ze nooit vergeet.
- Vul de klantgegevens in. Gebruik de officiële naam en het adres van je klant. Vraag bij grotere organisaties of er een inkoopnummer op moet.
- Omschrijf je werk concreet. Niet alleen “werkzaamheden”, maar wat je hebt gedaan, in welke periode en hoeveel uur of stuks.
- Bereken de btw. Voor de meeste diensten geldt het algemene tarief van 21%. Sommige goederen en diensten vallen onder het verlaagde tarief van 9%.
- Controleer en verstuur. Loop de verplichte gegevens nog eens na en verstuur de factuur als pdf of als e-factuur.
- Verwerk de factuur in je administratie. Registreer de factuur direct, zodat je btw-aangifte en debiteurenoverzicht kloppen.
Wanneer moet je factureren?
Je moet een factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering versturen. Werk je in oktober voor een zakelijke klant, dan verstuur je de factuur dus uiterlijk op 15 november. Wacht in de praktijk niet zo lang: hoe eerder je factureert, hoe eerder je betaald krijgt.
Bijzondere situaties op je factuur
Je gebruikt de kleineondernemersregeling (KOR)
Doe je mee aan de KOR omdat je omzet onder de € 20.000 per jaar blijft, dan bereken je geen btw. Op je factuur vermeld je dan geen btw-bedrag, maar wel dat de levering is vrijgesteld op grond van de kleineondernemersregeling. Voor KOR-deelnemers gelden aangepaste factuureisen.
Btw verlegd
In sommige gevallen betaalt niet jij, maar je klant de btw. Dat heet verleggen. Dit komt bijvoorbeeld voor bij onderaanneming in de bouw en bij diensten aan zakelijke klanten in een ander EU-land. Je zet dan geen btw op de factuur, maar vermeldt “btw verlegd” en het btw-id van je klant.
Bedragen tot € 100
Is het totaalbedrag maximaal € 100 inclusief btw, dan mag je een vereenvoudigde factuur maken met minder gegevens. Dat geldt ook voor een creditfactuur die een eerdere factuur corrigeert.
Een fout op een verstuurde factuur
Een verstuurde factuur pas je niet meer aan. Je maakt een creditfactuur met een eigen nummer die naar de oorspronkelijke factuur verwijst en stuurt daarna een nieuwe, correcte factuur.
| Situatie | Wat zet je op de factuur? |
|---|---|
| Standaard, binnenland | 21% of 9% btw, met btw-bedrag |
| Kleineondernemersregeling | Geen btw, vermelding van vrijstelling op grond van de KOR |
| Btw verlegd | Geen btw, “btw verlegd” en btw-id van de klant |
| Totaal tot € 100 incl. btw | Vereenvoudigde factuur toegestaan |
Veelgemaakte fouten bij het opstellen van een factuur
Wie dit factuur voorbeeld naast zijn eigen facturen legt, ziet vaak meteen waar het misgaat. Dit zijn fouten die vaak voorkomen:
- Omzetbelastingnummer in plaats van btw-id. Sinds de invoering van het btw-id hoort je omzetbelastingnummer niet meer op je factuur.
- Gaten of dubbelingen in de nummering. Heb je een factuur geannuleerd, maak dan een creditfactuur in plaats van het nummer opnieuw te gebruiken.
- Vage omschrijving. “Diverse werkzaamheden” is te weinig. Je klant en de Belastingdienst moeten kunnen zien wat je hebt geleverd.
- Leverdatum vergeten. Factureer je achteraf, vermeld dan de datum of periode waarin je het werk hebt gedaan.
- Verkeerd btw-tarief. Twijfel je of een dienst onder 21% of 9% valt, controleer het dan voordat je factureert.
- Afrondingsverschillen. Reken het btw-bedrag uit over het totaal per tarief en rond pas aan het eind af op centen.
Klanten buiten de EU
Werk je voor een zakelijke klant buiten de Europese Unie, dan is de btw op diensten meestal niet in Nederland verschuldigd. Of en hoe je btw vermeldt, hangt af van het soort dienst en het land van je klant. Controleer dit bij de Belastingdienst of je boekhouder voordat je de eerste factuur verstuurt.
Betalingstermijn: wat mag je afspreken?
Spreek je met een zakelijke klant geen betalingstermijn af, dan geldt een wettelijke termijn van 30 dagen. Je mag een andere termijn afspreken, maar tussen bedrijven is 60 dagen in principe het maximum. Grote bedrijven moeten mkb’ers en zelfstandigen binnen 30 dagen betalen, en ook de overheid betaalt in de regel binnen 30 dagen.
Betaalt een zakelijke klant te laat, dan heb je recht op een vergoeding van minimaal € 40 aan incassokosten en op wettelijke handelsrente. Bij particuliere klanten stuur je eerst een kosteloze aanmaning voordat je kosten in rekening mag brengen.
Let op: noem je betalingstermijn en eventuele rente vooraf, in je offerte, algemene voorwaarden of op de factuur. Zo voorkom je discussie als een betaling uitblijft.
Facturen bewaren en de e-factuur
Je bent verplicht je facturen 7 jaar te bewaren, zowel de facturen die je verstuurt als die je ontvangt. Gaat het om onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, dan geldt een termijn van 10 jaar. Je bewaart facturen in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Een pdf bewaar je dus als pdf.
Een pdf per e-mail is een digitale factuur, maar geen e-factuur. Een e-factuur is een gestructureerd bestand dat direct in het systeem van je klant binnenkomt. De Rijksoverheid accepteert alleen e-facturen. Voor transacties tussen ondernemers wordt de e-factuur naar verwachting verplicht per 1 juli 2030.
Wil je factureren en bewaren makkelijker maken? Met een goed boekhoudprogramma voor zzp’ers maak je facturen op basis van een sjabloon, houdt het programma de nummering bij en zie je direct welke facturen nog openstaan.
Veelgestelde vragen over voorbeeld factuur zzp
Voor diensten aan particulieren ben je in veel gevallen niet verplicht een factuur te sturen, al is het wel gebruikelijk en duidelijk voor beide partijen. Er gelden uitzonderingen, bijvoorbeeld bij bepaalde diensten aan onroerende zaken. Een factuur of bon helpt jou bovendien om je administratie compleet te houden.
Ja, dat mag, zolang elk nummer uniek blijft. Daarom gebruiken veel zzp'ers het jaartal in het nummer, zoals 2026-001. Zo kan hetzelfde nummer nooit twee keer voorkomen.
Op je factuur moet het adres van je onderneming staan. Werk je vanuit huis, dan is dat vaak je woonadres. Bij de KVK kun je onder voorwaarden afscherming van je woonadres regelen, maar op je factuur blijft een adres verplicht.
Ja, een factuur mag in een andere taal dan het Nederlands, zoals het Engels. De verplichte gegevens moeten er wel allemaal op staan. De Belastingdienst kan bij een controle om een vertaling vragen.
Stuur eerst een vriendelijke herinnering en daarna een aanmaning. Bij zakelijke klanten heb je na het verstrijken van de termijn recht op minimaal € 40 incassokosten en wettelijke handelsrente. Blijft betaling uit, dan kun je een incassobureau of deurwaarder inschakelen.
