In het kort
- Een offerte is een aanbod; na acceptatie ontstaat een bindende overeenkomst.
- Vermeld altijd omschrijving, prijs, btw, planning, geldigheidsduur en betaalvoorwaarden.
- Zakelijke klanten krijgen prijzen exclusief btw, particulieren altijd inclusief btw.
- Volg je offerte binnen een paar dagen op en houd je slagingspercentage bij.
Een goede offerte maken is een van de belangrijkste vaardigheden als zzp’er. Je offerte is vaak het laatste wat een potentiële klant van je ziet voordat hij beslist. Een heldere, professionele offerte laat zien dat je de vraag begrijpt, voorkomt misverstanden en vergroot de kans dat de klant ja zegt.
In dit artikel lees je wat een offerte is, wat er juridisch van belang is, welke onderdelen er altijd in moeten en hoe je een offerte opbouwt die overtuigt. Met een uitgewerkt offerte voorbeeld en tips voor de opvolging.
Wat is een offerte?
Een offerte is een schriftelijk aanbod aan een (potentiële) klant. Je beschrijft welk werk je gaat doen of wat je levert, onder welke voorwaarden en voor welke prijs. Een offerte is nog geen opdracht: de klant kan het aanbod aannemen, afwijzen of erover onderhandelen.
Zodra de klant de offerte accepteert, ontstaat er een overeenkomst. Vanaf dat moment ben jij gebonden aan wat je hebt aangeboden en is de klant gebonden aan de prijs en voorwaarden. Daarom is het zo belangrijk dat je offerte precies klopt. Wat je belooft, moet je ook kunnen waarmaken voor het bedrag dat je noemt.
Een offerte is iets anders dan een factuur. De offerte stuur je vooraf, als voorstel. De factuur stuur je achteraf of tussentijds, als betaalverzoek voor werk dat is afgesproken of uitgevoerd.
Wat moet er in een offerte staan?
Er is geen wettelijk verplicht model voor een offerte, maar een goede offerte bevat in ieder geval:
- Je bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer, btw-id en contactgegevens.
- Gegevens van de klant: naam van de organisatie, contactpersoon en adres.
- Datum en offertenummer: handig voor je administratie en voor verwijzingen later.
- Omschrijving van de opdracht: wat ga je doen, wat lever je op en wat valt er nadrukkelijk niet onder.
- Prijs: een vaste projectprijs of een uurtarief met een schatting van het aantal uren, met de btw apart vermeld.
- Planning: startdatum, doorlooptijd en eventuele tussenmomenten.
- Geldigheidsduur: tot wanneer de klant het aanbod kan accepteren.
- Betaalvoorwaarden: betaaltermijn en eventuele aanbetaling of termijnbetalingen.
- Verwijzing naar je algemene voorwaarden, als je die gebruikt.
Een uitgebreid overzicht vind je ook in het stappenplan offerte maken van Ondernemersplein.
Tip: Beschrijf ook wat níet in de prijs zit, zoals extra correctierondes, reiskosten of licenties. Juist daar ontstaan later de meeste discussies.
Offerte maken: voorbeeld van een prijsopbouw
Hoe ziet dat er in de praktijk uit? Hieronder een offerte voorbeeld voor een zzp’er die webteksten schrijft voor een zakelijke klant, met een uurtarief van € 85 exclusief btw.
| Omschrijving | Aantal | Tarief | Bedrag |
|---|---|---|---|
| Intake en contentstrategie | 4 uur | € 85 | € 340 |
| Schrijven van 5 webpagina’s | 15 uur | € 85 | € 1.275 |
| Eén correctieronde | 3 uur | € 85 | € 255 |
| Subtotaal exclusief btw | € 1.870 | ||
| Btw 21% | € 392,70 | ||
| Totaal inclusief btw | € 2.262,70 |
Onder de tabel vermeld je bijvoorbeeld: “Deze offerte is geldig tot 30 dagen na dagtekening. Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum. Op deze offerte zijn onze algemene voorwaarden van toepassing.” Daarmee is in één oogopslag duidelijk waar de klant aan toe is.
Vaste prijs of uurtarief?
Bij een vaste prijs weet de klant precies waar hij aan toe is, en loop jij het risico als het werk meer tijd kost. Bij een uurtarief draagt de klant dat risico, maar is het eindbedrag onzekerder. Een tussenvorm is een schatting met een maximum: “naar verwachting 20 tot 24 uur, maximaal € 2.040 exclusief btw”. Zo houd je flexibiliteit en geef je de klant toch houvast.
Btw in je offerte: zakelijk of particulier
Werk je voor zakelijke klanten, dan is het gebruikelijk om bedragen exclusief btw te noemen en de btw apart te vermelden. Bij particuliere klanten moet de prijs die je communiceert inclusief btw zijn. Een consument moet in één keer kunnen zien wat hij betaalt.
Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR), dan reken je geen btw. Vermeld dat dan duidelijk in je offerte en op je factuur, zodat de klant niet denkt dat je de btw bent vergeten. Werk je voor klanten in het buitenland, dan kunnen andere btw-regels gelden, zoals verlegde btw.
Let op: Vraag je een particulier om een aanbetaling bij de koop van een product, dan mag die volgens de regels voor consumentenkoop niet hoger zijn dan 50% van de prijs. Voor zakelijke klanten geldt geen maximum.
Juridische aandachtspunten bij een offerte
Omdat een geaccepteerde offerte een overeenkomst wordt, loont het om een paar juridische punten goed te regelen.
- Geldigheidsduur: zonder termijn kan een klant soms nog lang na dato je aanbod accepteren, terwijl jouw agenda of prijzen zijn veranderd. Een termijn van 14 of 30 dagen is gebruikelijk.
- Vrijblijvend of niet: een vrijblijvende offerte kun je in principe nog intrekken, ook kort nadat de klant heeft geaccepteerd. Dat geeft jou ruimte, maar kan bij de klant minder vertrouwen wekken. Wil je die ruimte, zet dan duidelijk dat de offerte vrijblijvend is.
- Algemene voorwaarden: die zijn niet verplicht, maar wel verstandig. Ze regelen zaken als betaaltermijnen, aansprakelijkheid en intellectueel eigendom. Stuur ze mee met je offerte, zodat je kunt aantonen dat de klant ze vooraf heeft ontvangen.
- Akkoord vastleggen: vraag de klant de offerte te ondertekenen of per e-mail schriftelijk akkoord te geven. Een mondeling akkoord is juridisch ook geldig, maar veel lastiger te bewijzen.
Zo maak je een offerte die overtuigt
Een offerte is niet alleen een prijsopgave, maar ook een verkoopdocument. De beste offertes laten zien dat je de klant echt hebt begrepen. Een paar tips:
- Begin met de vraag van de klant. Vat in een paar zinnen samen wat de klant wil bereiken. Zo herkent de lezer direct zijn eigen situatie.
- Beschrijf je aanpak. Leg in heldere stappen uit hoe je te werk gaat en wat de klant per fase kan verwachten.
- Benoem het resultaat. Wat heeft de klant na afloop concreet in handen? Hoe beter het resultaat beschreven is, hoe makkelijker de klant de prijs kan plaatsen.
- Houd het kort en overzichtelijk. Gebruik kopjes, opsommingen en een duidelijke prijstabel. Een klant leest liever twee heldere pagina’s dan tien vage.
- Bied eventueel opties aan. Bijvoorbeeld een basis- en een uitgebreide variant. De klant kiest dan niet tussen ja en nee, maar tussen twee keer ja.
- Stuur een pdf. Dan blijft de opmaak intact en kan niemand ongemerkt iets aanpassen.
Werk je met een vaste opzet, dan maak je elke offerte sneller. Leg een sjabloon vast met je bedrijfsgegevens, standaardteksten over je werkwijze en je voorwaarden. Per klant pas je alleen de vraag, aanpak, planning en prijs aan.
Veelgemaakte fouten bij een offerte
Ook ervaren zzp’ers trappen soms in dezelfde valkuilen. Let vooral op deze punten:
- Te vage omschrijving: “website maken” zonder aantal pagina’s, functies of correctierondes leidt bijna altijd tot meerwerk dat je niet kunt factureren.
- Geen afspraken over meerwerk: spreek af tegen welk tarief je werk buiten de offerte uitvoert en dat je dat vooraf meldt.
- Te laag inschatten: reken ook de tijd voor overleg, reistijd en administratie mee. Die uren zijn net zo goed werk.
- Geen geldigheidsduur: zonder termijn kan een klant maanden later nog accepteren tegen je oude prijs.
- Te laat versturen: stuur je offerte bij voorkeur binnen een paar werkdagen na het gesprek, nu de klant nog enthousiast is.
Na het versturen: opvolgen en bijhouden
Veel zzp’ers versturen een offerte en wachten daarna af. Zonde, want een beleefde opvolging levert vaak net dat extra zetje op. Bel of mail een paar dagen na het versturen om te vragen of de offerte duidelijk is en of er nog vragen zijn. Dat is geen opdringerigheid, maar goede service.
Houd ook bij welke offertes je verstuurt en hoeveel daarvan worden geaccepteerd. Wordt een groot deel afgewezen op prijs, dan kun je je aanbod of doelgroep heroverwegen. Worden je offertes vaak zonder discussie geaccepteerd, dan is dat misschien een teken dat je tarief omhoog kan.
Een goede offerte is de laatste stap van een traject dat eerder begint: bij het vinden van de juiste klanten. Lees in ons artikel zzp opdrachten vinden hoe je die klanten structureel binnenhaalt.
Tip: Zet in je offerte een duidelijke volgende stap, zoals: “Akkoord? Onderteken deze offerte en stuur hem terug, dan plannen we direct de startdatum in.” Een concrete actie maakt ja zeggen makkelijker.
Veelgestelde vragen over offerte maken
Een offerte is een aanbod. Zodra de klant het aanbod accepteert, ontstaat er een overeenkomst en zijn beide partijen gebonden. Staat in de offerte dat die vrijblijvend is, dan kun je het aanbod in principe nog intrekken, ook kort na acceptatie.
Dat bepaal je zelf. Een geldigheidsduur van 14 of 30 dagen is gebruikelijk. Vermeld die altijd duidelijk in je offerte, zodat de klant weet tot wanneer hij het aanbod kan accepteren.
Dat mag, als je dat vooraf met de klant afspreekt. Bij omvangrijke offertes met veel voorbereidend werk, zoals een uitgebreid ontwerp of advies, is dat niet ongebruikelijk. Zonder voorafgaande afspraak kun je achteraf geen kosten voor de offerte in rekening brengen.
In de praktijk worden de woorden vaak door elkaar gebruikt. Een prijsopgave is meestal een korte indicatie van de kosten. Een offerte is uitgebreider en beschrijft ook de opdracht, de planning en de voorwaarden.
Op een factuur zijn je KVK-nummer en btw-id verplicht. Op een offerte is dat niet wettelijk voorgeschreven, maar het is wel gebruikelijk en maakt een professionele indruk. Gebruik op je offerte je btw-id, niet je omzetbelastingnummer.
